Игры с офисным пространством

Руководители компаний давно привыкли к тому, что офис – это не просто помещение, где располагается штат их сотрудников. Доля качественных площадей коммерческой недвижимости России в последние годы значительно выросла. Появилась новая офисная культура, а вместе с ней – и новые варианты того, как можно оптимально и с экономией организовать рабочее пространство.

«Кабинетная нарезка»

Первые российские офисы располагались большей частью в зданиях бывших НИИ, госучреждений и прочих подобных помещениях. Объекты сохранили в себе традиционную коридорно-кабинетную планировку. В советские времена такая планировка была востребована и удобна: она позволяла поставить работу «на поток», где каждый сотрудник на отдельном рабочем месте решал узкий круг задач. К тому же коридорно-кабинетный вариант организации офисного пространства помогал установить четкую субординацию между руководителями и подчиненными.

Сотрудники, поработавшие в таком офисе, без сомнения, отметят такое важное преимущество отдельных кабинетов, как возможность уединиться и в спокойной обстановке сосредоточиться на рабочем процессе. Для представителей таких профессий, как юристы, психологи, врачи, бухгалтеры, коридорно-кабинетная планировка необходима, поскольку дает возможность поддерживать информационную безопасность, конфиденциальность. С другой стороны, недостатков у «кабинетной нарезки» тоже много. Представителям взаимосвязанных отделов сложнее координировать совместную работу, находясь в разных концах одного коридора. К тому же в последние годы многие компании были вынуждены отказаться от подобного пространственного решения по экономическим соображениям. Офисные ставки в бизнес-центрах постоянно растут, и отдельные кабинеты рассматриваются как неэффективное и дорогостоящее использование квадратных метров.

Офисная глобализация

Пытаясь оптимизировать рабочий процесс, специалисты вывели новый тип офисной планировки – так называемый оpen space. Модель пришла в Россию с Запада, где стало популярным рассаживать всех сотрудников на одной большой территории. В этом случае рабочие места чаще всего отделяются невысокими пластиковыми перегородками. Организация открытого пространства увеличивает эффективность использования рабочих мест примерно на 30%. Точно так же снижаются и расходы на ремонт помещения, экономится арендная плата.

В отличие от кабинетно-коридорных планировок, в офисах с отрытым пространством размываются границы субординации, вырабатывается элемент командообразования. Вариант хорош для молодых динамичных компаний, основной штат которых состоит из работников интеллектуального труда. В таком офисе хорошо проводить спонтанные мозговые штурмы, оперативно решать текущие вопросы. Не случайно open space так любят редакции различных СМИ.

Однако желающим провести офисную глобализацию стоит обратить внимание на несколько деталей. Свободная планировка, которую сегодня предлагают большинство бизнес-центров, говорит о том, что вместе со свободой общения сотрудник получает более пристальный контроль от руководителя. Не все готовы быть на виду у своих коллег 90 процентов рабочего времени, проводить при всех телефонные переговоры и т.д.. Исследователи также отмечают, что некоторые постепенно могут утратить умение сосредотачиваться.

Человек без места

Совсем недавно появился и третий вариант организации рабочего пространства, который получил широкое распространение в Японии. За офисными сотрудниками не закрепляется отдельное рабочее место. Каждый может воспользоваться любым компьютером, телефоном и другой оргтехникой. В таких офисах все общее, а для документов и прочих личных вещей работник получает отдельную ячейку в общем шкафу или чаще всего тумбочку. Ее, например, легко подкатить к той части офиса, где в данный момент освободился компьютер. Первый опыт использования такой модели показал, что экономия площадей и средств на их содержание колоссальная. Такая планировка идеальна для фирм, в которых часть персонала вынуждена быть очень мобильной и основную часть рабочего дня проводит вне офиса (СМИ, торговые компании и т.д.). Впрочем, в России подобные офисы отыскать проблематично: особенности нашего менталитета не позволяют представить, как можно работать без постоянно закрепленного места.

Акцент на детали

Перед тем, как переселить персонал в новый офис одного из вышеназванных типов, следует учесть ряд деталей. Во-первых, у каждого варианта планировки есть одна общая часть: руководство компании всегда (за редким исключением) имеет собственный кабинет. Во-вторых, подводные камни присутствуют в любом интерьерном решении, но все неудобства можно свести к минимуму. К примеру, те же офисные перегородки могут стать причиной застоя воздуха в помещении. Чтобы избежать неистребимой духоты, имеет смысл тщательно продумать систему вентиляции. Другая проблема открытых пространств – минимальная звукоизоляция. Но и на этот вопрос у компаний-производителей тоже нашелся ответ. «Продвинутые» компании используют потолочные шумоулавливатели, а также картины и постеры, выполняющие аналогичную функцию.

При рассаживании коллег дизайнеры рекомендуют обращать внимание на психологический аспект. Не секрет, что экстраверты в офисах open space могут начать злоупотреблять возможностью безграничного общения и тратить на разговоры львиную долю рабочего времени. А интроверты же, скорее всего, почувствуют себя на открытом многолюдном пространстве неуютно. Поэтому идеальный вариант – смешанный тип офисной планировки и хорошо продуманное зонирование. Скорее всего, без отдельных кабинетов для бухгалтерии, юридического отдела, руководителей обойтись не получится. Кабинетно-коридорный вариант пригодится также для организации переговорных комнат, VIP-зон. Хорошо, если найдется место для отдельной комнаты психологической разгрузки или «кофиса». Последний является чем-то средним между кафе и офисом, где за чашкой чая можно как поболтать в свободную минуту с коллегой, так и в неформальной обстановке провести переговоры с клиентом.

Практика челябинских офисных центров показывает, что большая часть компаний старается комбинировать открытые пространства с кабинетными. «Рабочее пространство в нашем офисе сочетает open space и частично отсутствие фиксированного рабочего места, – рассказывает руководитель АН «ВЕК» Андрей Ветхов. – Когда приходят на консультацию к юристу, у сотрудника есть возможность подключить к разбору ситуации и риелтора, и диспетчера, а в некоторых случаях и директора (если возникают споры или необходимо разъяснить что-то – все-таки первому лицу фирмы доверяют больше, чем всем остальным). Также при работе с риелтором или в случае, когда, например, директору нужна помощь коллег – все под рукой. Чисто психологический момент – если директор вызывает на ковер, значит, что-то случилось, кто-то виноват. Деятельность каждого как на ладони».

Директор компании «Плаза Девелопментсервис» Дмитрий Агапкин соглашается с тем, что open space значительно упрощает рабочий процесс и придает ему оперативности. «По своему опыту могу сказать, что арендаторы такую планировку очень любят, хотя примерно половина компаний Челябинска все еще предпочитает рассаживаться по отдельным кабинетам, «нарезанным» по 10-15 квадратных метров, – замечает эксперт. – В Америке и Европе уже давно перешли на открытую планировку. Все в курсе текущих событий, все на одной территории. Можно легко и быстро переговорить с соседом, но, с другой стороны, у каждого есть отдельное рабочее место. Что касается азиатской модели планировок, то для меня она неприемлема. На работе мы проводим около 70 процентов своей жизни и хотим, чтобы был собственный стол, на который можно поставить свою кружку, фотографию родных, приятные сувениры. К тому же достаточно тяжело каждый раз по новой приспосабливаться к чужому компьютеру. Так что разумнее всего умело зонировать офисное пространство».